Dostępy to część konfiguracji konta

Listę użytkowników traktuję tak samo jak strukturę kampanii — jako element konta, który trzeba zaprojektować, a potem pilnować. Uprawnienia decydują o tym, kto może wydać pieniądze i kto może zatrzymać sprzedaż. Osoba z dostępem standardowym w Google Ads podniesie budżet dzienny, nie pytając nikogo o zgodę. Ta sama osoba w Merchant Center podmieni plik danych i wyłączy reklamy produktowe całego sklepu.

Do tego dwie zasady. Pierwsza: konta powinny należeć do firmy, nie do agencji — przy rozstaniu firma założona na adres agencyjny traci historię konwersji i całą naukę algorytmów ustalania stawek. Druga: nigdy nie dziel się loginem i hasłem. Wspólne konto typu marketing@firma.pl wygląda wygodnie, dopóki nie musisz ustalić, kto wprowadził zmianę. Weryfikację dwuetapową włącza się po stronie konta Google i przy koncie z budżetem reklamowym uważam ją za obowiązkową.

Poziomy dostępu w Google Ads

Użytkownikami zarządzam przez ikonę narzędzi i ustawień, na stronie „Dostęp i bezpieczeństwo”. Poziomów jest pięć i różnią się mocniej, niż wynikałoby z nazw.

• Administrator — pełna kontrola, w tym nadawanie dostępu innym i podłączanie kont menedżera. Poziom, którego nie nadaję „na wszelki wypadek”.

• Standardowy — edycja kampanii, budżetów i stawek, bez zarządzania listą użytkowników. Domyślny wybór dla osoby, która faktycznie prowadzi kampanie.

• Tylko do odczytu — podglądanie kampanii i raportów bez możliwości zmiany czegokolwiek.

• Płatności — dane rozliczeniowe i formy płatności, bez wchodzenia w kampanie. Pasuje do księgowości i jest chyba najrzadziej używany.

• Tylko e-maile — użytkownik się nie loguje, dostaje wyłącznie powiadomienia i zaplanowane raporty.

Nadanie dostępu to zaproszenie na adres e-mail; dopóki nie zostanie przyjęte, osoba widnieje jako oczekująca — to najczęstsze źródło pytania „dlaczego nie widzę konta”. Utrzymuję zawsze co najmniej dwóch administratorów, na wypadek utraty dostępu przez jednego z nich. I pamiętam, że historia zmian w Google Ads pokazuje, który użytkownik wprowadził zmianę — ale tylko wtedy, gdy każdy pracuje na swoim koncie.

Konto menedżera zamiast dostępów imiennych

Jeśli po stronie obsługi jest więcej niż jedna osoba, dopraszanie każdej z nich pojedynczo to ślepa uliczka — przy każdej zmianie w zespole trzeba prosić klienta o nadanie albo odebranie dostępu. Rozwiązaniem jest konto menedżera: klient akceptuje jedno powiązanie, a agencja zarządza swoimi ludźmi wewnętrznie. Zakończenie współpracy to odłączenie tego powiązania, co odbiera dostęp całemu zespołowi naraz.

Powiązanie z kontem menedżera też ma poziom dostępu — menedżer może być administratorem albo mieć uprawnienia węższe. Prośba o powiązanie wymaga akceptacji administratora; sam identyfikator klienta, który podaje agencja, nie daje jej żadnych praw.

Użytkownicy i powiadomienia w Merchant Center

Merchant Center ma własną listę użytkowników — dostęp do Google Ads nie daje w nim żadnych praw i odwrotnie. Użytkowników znajdę pod ikoną koła zębatego, w ustawieniach dostępu do konta. Wybór jest skromniejszy niż w Google Ads: administrator zarządza użytkownikami i kontem, a użytkownik standardowy robi praktycznie wszystko poza zarządzaniem ludźmi — edytuje pliki danych i produkty, zmienia ustawienia dostawy i podatków, zgłasza witrynę. Nie ma tu odpowiednika „tylko do odczytu”, więc każdy, kto wchodzi do Merchant Center, może zmieniać dane produktowe.

Osobnym elementem są preferencje powiadomień e-mail, ustawiane dla każdego użytkownika oddzielnie. To jedyny kanał, którym Merchant Center zawiadomi o odrzuconych produktach albo o ostrzeżeniu przed zawieszeniem konta, więc konfiguruję je od razu. Przy większej liczbie sklepów ma sens konto wielu klientów — działa podobnie jak konto menedżera w Google Ads.

Powiązanie kont i zgłoszenie witryny

Dwie operacje wymagają uprawnień w kilku miejscach jednocześnie i na nich najczęściej utyka wdrożenie kampanii produktowych. Pierwsza to powiązanie Merchant Center z Google Ads. Zaproszenie wychodzi z Merchant Center, gdzie podaję identyfikator klienta Google Ads, a potem ktoś z dostępem administracyjnym w Google Ads musi je zaakceptować. Bez administratora w obu panelach nie zrobię tego sam — to pierwsza rzecz, o którą proszę przy starcie współpracy ze sklepem.

Druga to zgłoszenie adresu witryny. Domenę może mieć zgłoszoną tylko jedno konto Merchant Center — to zabezpieczenie przed reklamowaniem czyjegoś sklepu. Opiera się ono na potwierdzeniu własności witryny tymi samymi metodami, które znam z Search Console: plik na serwerze, znacznik w sekcji head, Google Tag Manager albo kod Google Analytics. Konflikt zgłoszenia to klasyka przy zmianie agencji — domenę trzyma stare konto, do którego nikt już nie ma dostępu. Odzyskanie zgłoszenia po potwierdzeniu własności jest możliwe, ale traktuję to jako drogę awaryjną.

Integracje i konta usługi

Sklepy rzadko wysyłają dane produktowe ręcznie — zwykle robi to platforma sklepowa albo wtyczka komunikująca się z Merchant Center przez Content API for Shopping. To miejsce, w którym uprawnienia wyciekają najbardziej niepostrzeżenie.

Zasada, której się trzymam: integracja dostaje własne konto usługi, nie konto pracownika. Jeśli wtyczka autoryzowała się kiedyś prywatnym kontem Google osoby, która odeszła z firmy, odebranie jej dostępu położy synchronizację produktów — a odkrywa się to po fakcie, gdy produkty wypadają z reklam z powodu nieaktualnych danych. Ta sama logika dotyczy kontenera Google Tag Managera założonego na prywatnym koncie i nigdy nie przekazanego firmie.

Przekazanie i odebranie dostępu bez awarii

Przy nadawaniu dostępu ustalam najpierw, jakie czynności dana osoba ma wykonywać, i dobieram najwęższy poziom, który to umożliwia. Odwrotna kolejność — najpierw administrator, potem „zobaczymy” — nigdy nie kończy się ograniczeniem uprawnień.

Przy odbieraniu przechodzę oba panele osobno i sprawdzam integracje. Usunięcie użytkownika w Google Ads nie rusza jego uprawnień w Merchant Center, a odłączenie konta menedżera nie odbiera dostępów imiennych nadanych wcześniej tym samym osobom — widziałem konta, na których odłączona agencja wciąż miała dwie osoby z dostępem administracyjnym z czasów wdrożenia. Poza tymi dwoma momentami raz na kwartał przeglądam listy użytkowników na kontach, którymi się opiekuję.

I uwaga najbardziej praktyczna: zanim ktokolwiek zostanie usunięty, sprawdzam, czy na koncie pozostaje co najmniej jeden aktywny administrator należący do firmy. Utrata wszystkich uprawnień administracyjnych oznacza kontakt z pomocą techniczną i udowadnianie, że konto należy do nas. Da się to zrobić, ale zajmuje dni, w których nie ma jak zmienić budżetu ani naprawić pliku produktowego.