Automatyzacja procesów biznesowych – jak nowoczesne technologie ułatwiają pracę?

Postaw na digitalizację i zyskaj przewagę na rynku

Baner wejsciowyParallax
udi / blog

Automatyzacja procesów biznesowych – jak nowoczesne technologie ułatwiają pracę?

Postaw na digitalizację i zyskaj przewagę na rynku

avatar
Aleksandra Skalska
12 listopada 2021
ludzie pracują przy drewnianym biurku

Monotonne, żmudne i mało produktywne zadania zdarzają się w każdej firmie. Ale czy wszystkie z nich muszą być wykonywane pojedynczo i to przez człowieka? Nie! Automatyzacja procesów biznesowych wykorzystuje technologię do wykonywania powtarzających się zadań w organizacji. Usprawnia to działanie firmy i odciąża pracowników, którzy swój zaoszczędzony czas i energię mogą przeznaczyć na ważniejsze czynności.

Zobacz, jak możesz podnieść efektywność swojego biznesu i zwiększyć przewagę konkurencyjną, dzięki nowoczesnym technologiom!

Automatyzacja procesów biznesowych w praktyce – na czym polega?

Aby zrozumieć automatyzację w firmie, zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest sam proces biznesowy. To dowolny zestaw działań, który pomaga przedsiębiorstwu osiągnąć określony cel. W kontekście automatyzacji są to zazwyczaj powtarzalne czynności, które obejmują szereg różnych kroków, nierzadko przeprowadzanych na wielu systemach informatycznych. Mają swój określony początek i koniec, uczestników oraz założony efekt końcowy, który realizują.

Często całość lub część procesów obsługiwana jest ręcznie przez pracowników firmy, którzy dodatkowo muszą korzystać z różnych narzędzi, by osiągnąć dany cel. Nie tylko jest to żmudna praca, ale także bardzo czasochłonna. Dzięki automatyzacji, te działania w firmie, które nie muszą być wykonywane przez człowieka, zostają zastąpione, usprawnione i przyspieszone przy pomocy technologii. Wszystkim zajmują się odpowiednio zaprogramowane algorytmy komputerowe oraz przeprowadzone integracje między systemami, które odciążą pracowników, pozwalając się im skupić na bardziej wartościowych zadaniach.

Jakich czynności dotyczy automatyzacja procesów w firmach?

Automatyzacja może przebiegać w różnych procesach biznesowych, które uzależnione są od branży, specyfiki oraz zapotrzebowania firmy. Im więcej procesów będziesz w stanie zmechanizować, tym lepsze rezultaty uzyskasz. Zwrócić należy uwagę przede wszystkim na te czynności, które są: powtarzalne, ustandaryzowane (posiadają jasno określony przebieg), czasochłonne, podatne na popełnienie ludzkiego błędu i związane z danymi.

Procesy, które można zautomatyzować mogą dotyczyć takich zakresów, jak:

  • Obsługa klienta
  • Dbanie o doświadczenia klienta z marką są jednym z kluczowych zadań każdego biznesu. Umawianie spotkań, zarządzanie reklamacjami, odpowiadanie na zapytania, analiza danych, generowanie leadów i ich weryfikacja – dzięki automatyzacji możesz usprawnić praktycznie każdy proces związany z obsługą klienta w Twojej firmie. Na szczególną uwagę zasługują w tym obszarze chatboty i voiceboty, które przejmują wstępny kontakt z klientem.

  • Księgowość i finanse
  • Wystawianie, księgowanie i autoryzowanie faktur, rozliczanie wyciągów, przygotowywanie raportów i sprawozdań finansowych – to zadania, które wymagają precyzji, skupienia i czasu. Automatyzacja w skuteczny sposób zminimalizuje ryzyko popełnienia błędu oraz przyspieszy wszystkie czynności.

  • Produkcja, magazynowanie i logistyka
  • Automatyzacja pomaga kontrolować i zarządzać produkcją w firmie, wspiera zarządzanie zasobami firmy, pakowanie oraz dostawę zamówień, kontroluje dostawy, a także zarządzanie flotą oraz procesami logistycznymi.

  • HR, kadry i płace
  • Zautomatyzować możesz m.in. proces rekrutacyjny, zarządzanie pracownikami, wdrażanie nowych osób w struktury firmy (onboarding), jak również offboarding.

  • Zarządzanie zamówieniami i wysyłką
  • Dzięki automatyzacji możesz usprawnić proces obsługi zamówień, ich pakowania i późniejszej wysyłki, a także komunikacji posprzedażowej (m.in. o etapach realizacji, zwrotach czy reklamacjach).

  • Marketing i sprzedaż
  • W marketingu automatyzacja oszczędza czas, kieruje uwagę z powrotem na kreatywne koncepcje i pozwala skupić się na tym co najważniejsze, czyli klientach i procesie sprzedażowym. Można ją zastosować w postaci systemów CRM, narzędzi do pozyskiwania leadów, a także przy przedsprzedażowej i posprzedażowej obsłudze klienta.

  • …i wiele innych!
  • W zależności od potrzeb biznesu, można zautomatyzować wiele różnych czynności, które podniosą wydajność i efektywność pracy.

7 korzyści z automatyzacji w firmie

  • Większa efektywność
  • Automatyzacja zmniejsza czas, wysiłek i koszty, jednocześnie redukując liczbę błędów podczas wykonywanych czynności. To wszystko sprawia, że Twoja firma zyskuje więcej czasu na skupienie się na głównych celach i rozwoju biznesu.

  • Mniej błędów, większe bezpieczeństwo
  • Bez względu na to, jak profesjonalna i wyszkolona jest Twoja kadra pracownicza, każdemu mogą zdarzyć się błędy. Ich wielkość i skutki mogą być różne – począwszy od drobnych, ale wstydliwych literówek w mailach, po poważne niedopatrzenia np. naruszające poufne dane, które firmę mogą kosztować niemałe pieniądze…

    Błędy są rzeczą ludzką, ale po co ryzykować? Dzięki automatyzacji możesz niemal całkowicie wyeliminować wszelkie pomyłki np. podczas kopiowania i wklejania szeregu tych samych danych wprowadzanych do wielu systemów.

  • Wzrost zaangażowania pracowników
  • Jedną z głównych zalet automatyzacji procesów biznesowych jest uwolnienie pracowników od wykonywania powtarzalnych zadań. Zamiast żmudnych i pracochłonnych czynności manualnych, profesjonaliści mogą więcej czasu poświęcić na to, co potrafią najlepiej. Nie tylko będą dzięki temu bardziej zaangażowani w swoją pracę, ale także zaczną z niej czerpać więcej satysfakcji.

  • Optymalizacja kosztów
  • Automatyzacja to strategiczna i długoterminowa inwestycja. Choć początkowo wymaga pokrycia kosztów jej wdrożenia, to w późniejszym czasie zaprocentuje wzrostem wydajności firmy bez zwiększania liczby pracowników lub obniżania kosztów płac.

    Według badania przeprowadzonego przez Accenture, automatyzacja lub wspieranie procesów za pomocą sztucznej inteligencji doprowadzi do znacznej poprawy zysków w wielu branżach do 2035 r. i zwiększy wydajność przedsiębiorstw nawet o 40%!

  • Oszczędność czasu
  • Oprócz pieniędzy, automatyzacja skutecznie oszczędzi też wiele czasu – oprogramowanie jest w stanie w ciągu minuty wykonać te zadania, które człowiekowi zajęłyby godzinę. Ale nie tylko dla pracowników ma to znacznie. Szczególnie ważne okaże się to przy obsłudze klienta, którego zamówienie lub zapytanie zostanie o wiele szybciej wykonane lub przekierowane do odpowiednich osób. Dzięki temu czas oczekiwania na produkty czy uzyskanie potrzebnych informacji znacznie się skróci, a satysfakcja klienta wzrośnie.

  • Spójność danych
  • Dane w firmie zwykle przechowywane są w różnych systemach, przez co często bywa, że są one rozbieżne – np. ze względu na sposób zapisu. Utrudnia to lub całkowicie uniemożliwia analizę i wyciąganie wniosków, które mogą mieć ogromny wpływ na działanie i rozwój biznesu. Jest to też ważne w przypadku ewentualnej kontroli w firmie – w takiej sytuacji należy mieć pełną klarowność pochodzenia i poprawności wszelkich danych. Ten problem skutecznie może rozwiązań automatyzacja. Usprawnia zarządzanie dokumentami, organizację oraz płynny przepływ danych.

  • Przejrzystość i głębsza analiza
  • Zautomatyzowane procesy są łatwiejsze do śledzenia i analizowania. Wykorzystują i przetwarzają też o wiele więcej danych, które pomagają managerom i zarządowi w przeprowadzaniu audytów, monitorowaniu działań pracowników, a także dają lepszy wgląd w wyniki i sposób działania firmy. Na tej podstawie umożliwiają podejmowanie właściwych decyzji dotyczących dalszego rozwoju organizacji.

Powierz automatyzację profesjonalistom!

Chcesz, żeby Twoja firma sprawniej i wydajniej działała? W UDI mamy ponad 10-letnie doświadczenie w tworzeniu dedykowanych rozwiązań technologicznych dla biznesu. Tworzymy różnego rodzaju systemy oraz przeprowadzamy skuteczne integracje, które zwiększają efektywność procesów i ułatwiają pracę.

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie – od czego zacząć jej wdrażanie?

Szacuje się, że w Polskich przedsiębiorstwach prawie co druga czynność wykonywana w czasie pracy mogłaby zostać zautomatyzowana przy użyciu technologii. Dlaczego więc firmy tego nie robią? Wśród powodów są m.in: brak odpowiedniej wiedzy o takich możliwościach wśród kadry zarządzającej, strach przed nowy i nieznanym, błędne analizy lub brak długofalowej strategii rozwoju, jak i również obawa przed nieefektywnym wydaniem pieniędzy. Wystarczy jednak odpowiednie przygotowanie, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i pomóc firmie lepiej się rozwijać.

Zanim rozpoczniesz wdrażanie automatyzacji procesów biznesów, dobrze się do tego przygotuj, aby uniknąć późniejszych problemów np. ze złym dopasowaniem rozwiązania, które nie rozwiąże problemów w Twoim biznesie. Jak się za to zabrać?

  • Na samym początku przeprowadź dokładną analizę wszystkich procesów w firmie i wybierz te, których automatyzacja przyniesie firmie największe korzyści. Na sam początek warto skupić się na tych mniej skomplikowanych, aby przetestować na nich wpływ automatyzacji i zidentyfikować ewentualne przeszkody w przyszłości.
  • Kolejny krokiem jest zdefiniowanie celów przeprowadzanej automatyzacji. Dzięki temu, że określisz je już na samym początku, będziesz mógł później zweryfikować, czy automatyzacja spełnia swoją rolę.
  • Następnie wybierz wykonawcę projektu i odpowiednie narzędzie, które będzie odpowiadało potrzebom automatyzacji. W UDI zaproponujemy Ci rozwiązanie, które będzie spełniać założone cele. Dzięki temu nie musisz już sam zastanawiać się ani nad technologią ani nad tym, w jakiej formie przeprowadzić automatyzację, jeśli się na tym nie znasz. Doradzimy Ci i przeprowadzimy przez cały proces.
  • Nie zapomnij o pracownikach! To ich pracy w głównej mierze będzie dotyczyć ta zmiana, dlatego pamiętaj, aby poinformować ich o swoich planach, zapytać o potrzeby, a także przeprowadzić szkolenie z wdrożonych rozwiązań.

Podziel się tym artykułem z innymi!

Twitter Facebook Linke.din
avatar
Aleksandra Skalska
Marketing Manager
W UDI zarządza całym marketingiem – odpowiada m.in. za PR i komunikację marki na wielu kanałach. Planuje, tworzy, analizuje i ciągle wymyśla kolejne koncepcje kreatywne. Poza pracą uwielbia podróże, jedzenie i skandynawskie powieści kryminalne.